اهمیت ایجاد فرآیند برای سازمان و پروژه

پیاده سازی و مدیریت فرآیندهای سازمانی، یک رویکرد هوشمندانه برای هم‎راستا نمودن عملکرد و فعالیت یک سازمان با راهبردها و سیاستهای تدوین شده در چشم انداز شرکت و اهداف مورد نظر مدیران و مالکان و در نهایت دستیابی به موفقت می باشد و در اصل به عنوان یک راهکار موثر برای بهبود عملکرد سازمانی در سیاست های کلان سازمانی، کسب و کار، تولید و دیگر اهداف می باشد.

فرایند را چنین میتوان تعریف کرد: ﮔﺮوﻫﯽ از وﻇﯿﻔﻪ ﻫﺎی ﻫﻢ ﭘﯿﻮﻧﺪ ﮐﻪ ﺑﺎ هم، ﻧﺘﯿﺠﻪ ای را اﯾﺠﺎد خواهند کرد؛ و به زبان ساده تر مجموعه ای از فعالیتهاست که داده ها ( یعنی ورودی ) را به ستانده ها ( یعنی خروجی ) تبدیل می کند.

قبل از نوشتن فرایند برای یک سازمان و یا یک هدف مشخص، ابتدا باید اسناد فرایند آماده گردد که این اسناد در واقع تمامی اطلاعات مربوط به فرآیند مورد هدف را برای مکانیزه کردن سازمان شما مانند: وظایف، فعالیت‌ها، افراد مسئول، اقلام اطلاعاتی مورد نیاز و نوع آن‌ها، همچنین قواعد مربوط به فرآیند، فرم‌ها، گزارش‌ها و سایر توضیحات تکمیلی را شامل می‌شود.

و پس از آماده سازی اسناد فرایند، برای اجرای فرآیندهای سازمانی، نیاز به سندی دارید که به شما کمک می‌کند مدل فرایندی خود را به شکلی کامل و با جزئیات لازم در بستر BPMS مدلسازی و اجرا کنید.

البته توجه نمایید که در بسیاری از پروژه های مدیریت فرآیند، فرآیندها به گونه ای مدلسازی می شوند که صرفا پاسخگوی نیاز شما در فاز پیاده سازی باشند و لزوما نباید فرایندی کلان و جامع برای پروژه و یا سازمان مدنظر باشد بلکه صرفا باید بتواند پاسخگوی اجرای فاز های اجرایی در راستای کلیت هدف سازمانی باشد.

یکی از معضلات اساسی در سازمان‌ پس از نوشتن فرآیندهای سازمانی، چگونگی پیاده سازی آنها است؛ در بسیاری از مواقع، پس از اخذ تصمیم برای استفاده از سیستم های مدیریت فرایند پروژه (BPMS) در سازمان ها، این سؤال مطرح می‌شود که گام‌های اجرایی برای پیاده‌سازی آن چیست؟ چه اقداماتی مورد نیاز است تا بتوان یک BPMS و فرایند طراحی شده را در سازمان پیاده سازی کرد؟ باید تذکر بدهیم که برای پیاده سازی فرایند ایجاد شده و یا BPM طراحی شده در سازمان، نیاز به یک متدولوژی و یا سند پیاده سازی دارید و گاهی بهتر است از یک مشاور در این زمینه کمک بگیرید تا بتوانید آن را بهتر و کامل پیاده سازی نمایید.

پیاده سازی سند فرایند بر اساس ایجاد تجربه حین اجرا یا بهتر بگوییم با سعی و خطا و بدون تجربه قبلی، میتواند منجر به بروز صدمات جبران ناپذیری در سازمان و یا پروژه گردد.

پنج مزیت فرایند نویسی برای سازمان و یا پروژه:

• رفع مشکلات کلیدی سازمانی و سرعت بخشیدن در حصول اهداف؛
• جلوگیری از هدر رفت زمان و منابع انسانی و نارضایتی بیرون سازمانی؛
• افزایش بازدهی و راندمان سازمان و کمک به تصمیم سازی بهتر مدیران؛
• رفع چالش های پیش رو در اجرای فرایندها و امور اجرایی پروژه یا سازمان؛
• ایجاد سیستم کم ریسک و قابل تنظیم بر اساس ملاحظات سازمان و منابع آن؛